Informativa Privacy - Chatbot

La presente Informativa è destinata agli utenti (di seguito: “Utenti/Lei”) che interagiscono con il chatbot presente nel sito www.benufarma.it (nel seguito: il “Sito”) e che desiderano accedere alle informazioni erogate dallo stesso.

Il Sito mette a disposizione degli Utenti un assistente virtuale basato su intelligenza artificiale (“Chatbot”), progettato per fornire supporto nella navigazione del Sito, nella ricerca dei prodotti e nella gestione delle richieste di assistenza.

L’informativa ha lo scopo di farLe conoscere come vengono trattati i dati personali che La riguardano (“Dati”).

L’informativa è resa in conformità con le disposizioni del Regolamento (UE) 2016/679 (nel seguito: GDPR) e della normativa italiana complementare (D.lgs. 196/2003 - Codice Privacy e Provvedimenti del Garante privacy) e successivi aggiornamenti e integrazioni.

Il sito www.benufarma.it è di proprietà di Admenta Italia S.p.A. (“Admenta”) con sede legale in Blocco 11.1 Interporto 40010 Bentivoglio (BO) – Italia, iscritta al Registro delle Imprese di Bologna, 02009051208, Nr. R.E.A. 405308, Partita IVA e C.F. 02009051208, Tel: 051 6372011 - Fax: 051 6336926, PEC: admentaitalia@legalmail.it, che è anche il soggetto titolare del nome a dominio.

Admenta è una società del Gruppo PHOENIX (il “_Grupp_o”) che opera in Italia attraverso i seguenti punti vendita: farmacie BENU (inclusi franchising), Farmacie Valore Salute, Farmacie Comunali, Parafarmacie BENUSalute (cumulativamente i “Punti Vendita”).

E-commerce: Per le vendite on–line sul Sito, Admenta opera attraverso la società FarmAlvarion S.r.l. (FA), società facente parte del Gruppo PHOENIX con sede legale in Bentivoglio (BO), Blocco 11.1 Loc. Interporto, CAP 40010 Italia, iscritta al Registro delle Imprese di Bologna, REA 5056411, Partita IVA, C.F. e Iscrizione R.I Milano 03279221208, Telefono: Centralino 051.6372011 PEC: farmalvarionsrl@legalmail.it. che è una società facente parte del Gruppo. FA è il venditore dei prodotti offerti in vendita sul Sito, autorizzato alla vendita online di farmaci da banco cosiddetti OTC e SOP.

Il Titolare del trattamento dei Dati è la società Admenta Italia S.p.A., con sede legale in Blocco 11.1 Interporto 40010 Bentivoglio (BO) che può essere contattata anche tramite e-mail all’indirizzo dpo.ppi@phoenixpharmaitalia.it o tramite PEC all’indirizzo admentaitalia@legalmail.it.

Per le vendite on – line sul Sito, Admenta opera attraverso la società FarmAlvarion S.r.l..

Admenta ha designato un Responsabile della protezione dei dati (DPO) che Lei può contattare per tutte le questioni relative al trattamento dei Suoi dati personali e all’esercizio dei diritti che Le sono riconosciuti dal GDPR.

Il DPO può essere contattato all’indirizzo e-mail: dpo.ppi@phoenixpharmaitalia.it o via posta presso la sede di Admenta Italia S.p.A. in Blocco 11.1 Loc. Interporto, 40010, Bentivoglio (BO) all’attenzione del Data Protection Officer.

Il servizio di Chatbot è fornito da Heres S.r.l., che agisce in qualità di Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del GDPR, sulla base di uno specifico accordo che ne disciplina obblighi e responsabilità.

a) Gestione delle richieste dell’Utente relative agli ordini e resi. La richiesta dell'Utente relativa ad un ordine o un reso potrebbe comportare la necessità di trattare Dati che il GDPR definisce di natura particolare (art 9 GDPR). Sono tali, ad esempio, i dati riguardanti acquisto di prodotti/servizi che possono ricondurre allo stato di salute e alla vita sessuale della persona.

Base Giuridica: Ove il trattamento di tali Dati non risulti strettamente necessario ad una prestazione sanitaria o a finalità esplicitamente connesse ad una cura della salute, il loro trattamento trova la base giuridica nell'art 9.2. a) del GDPR e richiede il consenso esplicito dell'Utente, anche secondo quanto indicato nel Provvedimento del Garante della privacy emesso in data 7 marzo 2019. Il consenso potrà essere manifestato attraverso la selezione di apposita casella al momento dell’avvio della conversazione con il Chatbot. In ogni caso, potrà revocare il consenso eventualmente prestato esercitando il diritto che Le è riconosciuto come indicato nel successivo punto titolato “Diritti che Le sono riconosciuti”. la revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della stessa.

Obbligo o facoltà del conferimento dei Dati e del consenso. Conseguenze in caso di mancato conferimento. Lei è libero di fornirci o meno i suoi Dati e il suo consenso. Tuttavia, poiché il consenso è condizione essenziale per poter trattare i dati di natura particolare (es. dati riguardanti acquisto di prodotti/servizi che possono ricondurre allo stato di salute e alla vita sessuale della persona), senza consenso non potremo dare seguito all’utilizzo del Chatbot come richiesto.

b) Erogazione del servizio di Chatbot per attività precontrattuali e gestione richieste specifiche. Il Chatbot fornisce informazioni e assistenza su richiesta dell’Utente funzionali alla conclusione di un contratto o alla gestione del rapporto contrattuale, quali, a titolo esemplificativo, lo stato della spedizione, le modalità di effettuazione di un ordine, la registrazione al sito, la gestione e modifica delle informazioni dell’account, l’assistenza post-vendita, nonché le informazioni sui metodi di pagamento.

Base Giuridica: esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.

Obbligo o facoltà del conferimento dei Dati e del consenso: il conferimento dei dati è necessario per consentire l’erogazione del servizio e per fornire riscontro alle richieste dell’Utente; il mancato conferimento comporterà l’impossibilità di utilizzare tali funzionalità del Chatbot. Non è richiesto il consenso dell’interessato.

c) Erogazione del servizio di Chatbot informativo e di assistenza alla navigazione. Il Chatbot fornisce inoltre informazioni generali relative ai servizi del Sito e supporto all’utente nella navigazione, quali, a titolo esemplificativo, informazioni su buoni, sconti, coupon, campagne promozionali attive, programmi di fidelizzazione (punti loyalty), nonché su orari di apertura e servizi delle farmacie.

Base Giuridica: legittimo interesse del Titolare ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR, consistente nel miglioramento dell’esperienza utente e nell’erogazione di un servizio di assistenza efficace.

Obbligo o facoltà del conferimento dei Dati e del consenso: il conferimento dei dati è facoltativo; tuttavia, il mancato conferimento potrà comportare l’impossibilità di usufruire del servizio di assistenza tramite Chatbot. Non è richiesto il consenso dell’interessato, fermo restando il diritto di opposizione nei limiti previsti dalla normativa vigente.

d) Finalità di legge. I dati personali dell’Utente saranno trattati per adempiere agli obblighi previsti dalla legge, dalla normativa fiscale e amministrativa, nonché per garantire la corretta esecuzione di attività connesse alle richieste dell’Utente e, ove applicabili, al rapporto contrattuale.

Base Giuridica: il trattamento dei Dati personali per tali finalità è necessario per adempiere a un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) GDPR.

Obbligo o facoltà del conferimento dei Dati e del consenso: il conferimento dei dati è obbligatorio per l’adempimento degli obblighi di legge; il mancato conferimento comporterà l’impossibilità per il Titolare di dare seguito alle richieste dell’Utente e di adempiere agli obblighi normativi. Non è richiesto il consenso dell’interessato.

e) Sicurezza, miglioramento e valutazione del servizio. I Dati personali dell’Utente (in particolare dati di utilizzo e log tecnici) potranno essere trattati al fine di garantire la sicurezza dei sistemi, monitorare il corretto funzionamento del servizio di Chatbot, nonché elaborare statistiche in forma aggregata e anonima per migliorare la qualità dei servizi offerti e l’esperienza di navigazione.

Base Giuridica: legittimo interesse del Titolare ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR, consistente nella sicurezza delle infrastrutture informatiche, nel miglioramento continuo dei servizi e nell’ottimizzazione delle prestazioni del Sistema.

Obbligo o facoltà del conferimento dei Dati e del consenso: il conferimento dei dati è facoltativo; tuttavia, il mancato conferimento potrebbe incidere sulla possibilità di garantire un adeguato livello di sicurezza e di miglioramento del servizio. Non è richiesto il consenso dell’interessato, fermo restando il diritto di opposizione nei limiti previsti dalla normativa vigente.

f) Elaborazione di statistiche e analisi dei dati. I Dati personali dell’Utente potranno essere trattati al fine di elaborare analisi statistiche sull’utilizzo del servizio, in forma aggregata e, ove possibile, anonimizzata, per supportare processi decisionali, ottimizzare le funzionalità del sistema e migliorare i servizi offerti.

Base giuridica: legittimo interesse del Titolare ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR, consistente nell’analisi e nello sviluppo dei servizi e nel miglioramento delle prestazioni.

Obbligo o facoltà del conferimento dei Dati e del consenso: il conferimento dei dati è facoltativo; tuttavia, il mancato conferimento potrebbe limitare la capacità del Titolare di analizzare e migliorare il servizio. Non è richiesto il consenso dell’interessato, fermo restando il diritto di opposizione nei limiti previsti dalla normativa vigente.

Il Chatbot tratta le seguenti categorie di dati personali:

• Contenuto delle conversazioni: i messaggi, le domande e le risposte scambiate con il Chatbot, che possono includere informazioni relative alle richieste dell’Utente.

• Dati forniti volontariamente dall’Utente: dati identificativi e di contatto (quali, a titolo esemplificativo, nome, indirizzo e-mail), nonché informazioni necessarie per la gestione delle richieste (ad es. numero d’ordine o altre informazioni correlate a un acquisto o a una richiesta di assistenza).

• Metadati conversazionali: dati tecnici relativi all’interazione con il Chatbot, quali la durata della sessione, log delle richieste e canale di interazione.

• Identificativo utente: identificativi univoci associati alla sessione (per utenti non loggati) o all’account (per utenti loggati).

• Dati tecnici del dispositivo: informazioni relative al dispositivo utilizzato, quali indirizzo IP (trattato, ove possibile, in forma troncata o per il tempo strettamente necessario), user agent e tipo di dispositivo.

• Dati relativi agli acquisti e alle preferenze di servizio: informazioni relative agli ordini effettuati, alle richieste di assistenza e alle preferenze espresse dall’Utente nell’ambito dell’utilizzo del servizio.

• Eventuali dati particolari (art. 9 GDPR): il Chatbot potrebbe trattare, nei limiti in cui siano forniti volontariamente dall’Utente o inferibili indirettamente dalle richieste (ad esempio, attraverso l’acquisto o la richiesta di informazioni su prodotti farmaceutici o parafarmaceutici), dati idonei a rivelare, anche indirettamente, lo stato di salute dell’Utente. Tali dati saranno trattati esclusivamente nella misura necessaria a dare riscontro alle richieste dell’Utente e nel rispetto delle garanzie previste dalla normativa applicabile.

Il Chatbot è un sistema di Intelligenza Artificiale. Il sistema è chiaramente identificato come assistente automatizzato e simula una conversazione con l’utente al solo fine di migliorare l’esperienza di utilizzo del Sito.

Logica di funzionamento: Il Chatbot genera le risposte tramite l'elaborazione del linguaggio naturale, basandosi dinamicamente sul contesto della conversazione e sulla base di conoscenze contenute nel Sito. Le risposte sono create in tempo reale per replicare alla Sua richiesta.

Limiti del sistema: per sua natura, il sistema potrebbe generare risposte inesatte, incomplete o non aggiornate. Le informazioni fornite non costituiscono in alcun modo una consulenza professionale. L'Utente è invitato a non inserire spontaneamente dati personali non strettamente necessari per la richiesta e, in particolare, nei limiti del possibile, non condividere categorie particolari di dati. Nel caso in cui l’utente fornisca dati appartenenti a tali categorie, in quanto strettamente necessari rispetto alla richiesta effettuata, il trattamento avverrà così come indicato nella informativa.

Nessun addestramento degli algoritmi: i dati personali trattati tramite il Chatbot, inclusi i contenuti delle conversazioni, non sono utilizzati per addestrare, ottimizzare o affinare il modello di intelligenza artificiale utilizzato per il Chatbot né modelli di terzi.

Supervisione umana: Il sistema opera sotto costante supervisione umana. Le interazioni possono essere oggetto di revisione per finalità di qualità e sicurezza. L'utente ha sempre il diritto di richiedere l'intervento di un operatore umano per ottenere spiegazioni o contestare gli esiti dell'interazione. Non sono adottati processi decisionali automatizzati che producano effetti giuridici o significativi sull’utente.

Minimizzazione e pseudonimizzazione: Il trattamento è improntato al principio di minimizzazione. I dati personali forniti volontariamente sono sottoposti a tecniche di pseudonimizzazione prima di essere processati da alcuni componenti di elaborazione del linguaggio, al fine di ridurre i rischi per l'interessato.

Il periodo di conservazione delle conversazioni e dei dati personali associati dipende dalla specifica finalità del trattamento per cui il Chatbot è stato utilizzato. Per i dettagli sui singoli periodi di conservazione (es. gestione di un ordine, assistenza contrattuale), si rinvia alle informative generali del Sito.

I Dati conferiti dall' Utente e raccolti tramite Chatbot per le finalità descritte, potranno essere portati a conoscenza dei seguenti soggetti:

i) dipendenti e collaboratori del Titolare che agiscono sotto la sua autorità e che risultano autorizzati a trattarli in qualità di Incaricati del trattamento e hanno ricevuto istruzioni in merito al trattamento dei dati; ii) dipendenti e collaboratori che operano sotto l'autorità di società facenti parte del Gruppo Admenta che effettuano attività connesse alle finalità indicate e che risultano autorizzati a trattarli ed hanno ricevuto istruzioni in merito al trattamento dei dati. Dato il carattere internazionale del Gruppo, talune società potranno essere ubicate anche all’estero, comunque nell’ambito della Unione Europea, laddove risultino autorizzate a trattarli per le finalità amministrative interne oppure per altre attività in qualità di Responsabili del trattamento; iii) ai soggetti la cui attività è necessaria per l’esecuzione dei contratti di cui l'Utente è parte o per adempiere a richieste prima della conclusione del contratto; iv) Heres S.r.l., C.F./P.IVA 03619031200, con sede legale in Bologna (BO), Via Zanolini 15/2, in qualità di responsabile del trattamento; v) ulteriori soggetti terzi a cui il Titolare eventualmente esternalizza talune attività di trattamento e che di conseguenza effettuano per conto della stessa attività e servizi correlati ai trattamenti e alle finalità descritte. Tali soggetti terzi effettuano trattamenti per conto del Titolare e risultano autorizzati a trattare i dati in qualità di Responsabili del trattamento, secondo quanto previsto dall’art 28 del GDPR; vi) tutti quei soggetti pubblici e/o privati, (es. studi legali), qualora la comunicazione risulti necessaria o funzionale al corretto adempimento degli obblighi contrattuali assunti in relazione ai servizi prestati, nonché degli obblighi derivanti dalla legge e più in generale a tutti quei soggetti (ivi incluse le Pubbliche Autorità) che hanno accesso ai dati in forza di provvedimenti normativi o amministrativi; vii) Venditori del Marketplace i quali agiscono quali titolari autonomi del trattamento; viii) Dati non saranno diffusi, vale a dire che non saranno resi conoscibili a soggetti indeterminati.

In linea generale i dati non vengono trasferiti al di fuori della Unione Europea.

Qualora alcuni Dati debbano essere trasferiti all’estero in ubicazioni poste al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE), tale trasferimento verrà comunque effettuato nel rispetto delle garanzie prescritte dal GDPR per questo tipo di attività. Tali garanzie comportano un livello di protezione dei dati equiparabile a quello europeo, come prescritto dagli artt. da 45 a 49 del GDPR.

Il GDPR riconosce, in relazione ai Suoi Dati, i seguenti diritti che potrà esercitare nei limiti e in conformità a quanto previsto dal GDPR:

1) Diritto di accesso ai suoi Dati personali (art. 15); Diritto di rettifica (art. 16); Diritto di cancellazione (diritto all’oblio) (art. 17); Diritto di limitazione di trattamento (art. 18); Diritto alla portabilità dei Dati (art. 20); Diritto di opposizione (art. 21); Diritto di opporsi a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato (art. 22); Il diritto di revocare, in qualsiasi momento, il consenso rilasciato, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca (art 7.3).Potrà ottenere ciò inviando una richiesta scritta al Titolare del trattamento, all’indirizzo postale o tramite e-mail, come sopra indicato.

2) Diritto di contattare il Responsabile della protezione dei Dati (DPO) per tutte le questioni relative al trattamento dei suoi Dati e all’esercizio dei diritti derivanti dal GDPR. Il DPO può essere contattato come indicato nel punto titolato “Dati di contatto del Responsabile della protezione dei dati (DPO)”

3) Diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante della protezione dei dati (www.garanteprivacy.it) qualora ritenga che il trattamento dei suoi dati sia contrario alla normativa in vigore (art 77) o agire in sede giudiziale (art 79).